Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü

1. AMAÇ

Personel belgelendirme yönetim sistemi içerisinde aday adayları, adaylar ve belgelendirilmiş personellerden gelen itirazlar ile tüm kişi ve kuruluşlardan gelen şikayetlerin değerlendirilmesi yöntemlerini açıklamaktır.

2. KAPSAM

Tüm şikâyet ve itiraz taleplerini kapsamaktadır.

3. TANIMLAR

-

4. SORUMLULUKLAR

Genel Müdür

  • Şikâyet ve itirazları karar bağlamak

Belgelendirme Yönetim Temsilcisi

  • Şikâyet ve itirazları kayıt altına almak ve takip etmek

Personel Belgelendirme Koordinatörü

  • Şikâyet ve itirazların değerlendirmesi için ilgili personeli atamak

Şikâyet ve İtiraz Komitesi

  • Kendisine ulaştırılmış olan şikâyet ve itirazları değerlendirmek

5. UYGULAMA

Şikâyet ve İtiraz Komitesinin Görevlendirilmesi

Şikâyet ve itiraz komitesi Mavi Akademi dışı personellerden oluşan bir komitedir. Bu komite tarafsızlık komitesi üyeleri içerisinden oluşturulur. Komitenin yapısı, 3 kişilik olup tarafsızlık komitesindeki ilgili hukuksal uzman sabit, yine aynı komitenin içerisinde ilgili meslek alanına göre tanımlanmış iki teknik personel ile oluşturulur. Tarafsızlık komitesindeki tanımlanmış personel atamalarının yapılması sırasında şikâyet itiraz komitesi personeli de Genel Müdür tarafından atanır.

Şikâyet ve İtirazların Değerlendirilmesi Faaliyetleri

İtirazlar; başvuru sahipleri, adaylar ve belge sahipleri tarafından aşağıdaki başlıklarda yapılabilir.

  • Başvuru kararlarına
  • Sınav değerlendirme sonuçlarına
  • Belgenin verilmesi kararlarına
  • Gözetim kararlarına
  • Yeniden belgelendirme kararlarına
  • Belgenin askıya alma veya iptal kararlarına
  • Belgenin kapsamının genişletilmesi ve daraltılması kararlarına

Şikayetler ise; gizlilik ve güvenliği ile ilgili şartlar, süreçlerde yaşanan tüm faaliyetler, personel davranışları ve tutumları ile olası diğer konularda tüm kişi ve kurumlar tarafından yapılabilir.

Şikâyet ve itirazların değerlendirme yöntemleri ile ilgili tüm süreçler web sitesi aracılığı ile de kamuya açılmaktadır.

Kişiler,

  • Web sitesi ilgili modülünden
  • Web sitesinden Şikâyet ve İtiraz Değerlendirme Formu indirip doldurularak
  • Herhangi bir iletişim kanalı ile
  • Yüz yüze gerekli şikâyet veya itirazda bulunabilirler.

İtirazlar başvuru sahipleri, adaylar veya belgelendirilmiş personeller tarafından itiraza konu olan hususlarda verilen kararların üzerinden itibaren 12 ay içerisinde yapılabilir. 12 ayı geçen talepler değerlendirilmez.

Şikâyet ve itirazlar Belgelendirme Yönetim Temsilcisi tarafından Şikâyet ve İtiraz Kayıt Formu ile kayıt altına alınır ve Personel Belgelendirme Koordinatörüne iletilir. Personel Belgelendirme Koordinatörü ilgili şikâyet veya itiraza konu olan personeli dışında bir personeli Şikâyet ve İtiraz Kayıt Formuna atamasını yaparak değerlendirmesini talep eder. Bu faaliyet için süre talep tarihinden itibaren 5 iş günüdür.  Personel Belgelendirme Koordinatörü veya Genel Müdür hakkındaki şikayetleri ise şikâyet itiraz komitesi değerlendirme yapmak üzere görevlendirilir.

Yapılan değerlendirme sonuçları 25 iş günü içerisinde kişilere yazılı olarak bildirilir.  İlgili kişi değerlendirme sonuçları tarafında iletildikten sonra 15 iş günü içerisinde tekrar aynı konuda değerlendirme talebinde bulunması durumunda gelen talep tüm değerlendirme kayıtları ile birlikte şikâyet ve itiraz komitesine iletilir ve 30 iş günü içerisinde sonuçlandırılır.  Komite aldığı kararı Şikâyet ve İtiraz Kayıt Formu ile kayda alarak karar bağlar.

Şikâyet ve itiraz komitesinin aldığı kararlar tavsiye kararı olup nihai kararlar Genel Müdür tarafından verilir. Genel Müdür tarafından alınan nihai kararlar 5 iş günü içerisinde Personel Belgelendirme Koordinatörü tarafından şikayet sahibine email ya da telefon aracılığı ile bildirilir. Sadece Genel Müdür hakkındaki bir şikâyet için komitenin aldığı karar nihai karar olup vermiş olduğu karara göre nihai olarak sonuçlandırma yapılır.

Şikâyet ve itirazlar ile ilgili Mavi Akademinin aldığı nihai kararlara karşı Bursa Mahkemelerine başvuru yolları açıktır.

Tüm şikâyet ve itirazlar Şikâyet İtiraz Takip Listesi ile Dokuman Portalından takip edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

6.1. Dış Kaynaklı Dokümanlar

  • TS EN ISO/IEC 17024 Standardı
  • R30.01 Türkak Rehberi,
  • Mesleki Yeterlilik Kurumu, Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği

6.2. İç Kaynaklı Dokümanlar

  • MA.FR. 26 Şikâyet ve İtiraz Kayıt Formu
  • MA.LS.10 Şikâyet İtiraz Takip Listesi

İletişim

Adres: Üçevler mah.
Burçak 220 sok. No: 4 - D: 19
Nilüfer Bursa
Tel: (+90 224) 443 10 00
Faks: (+90 224) 443 00 33
Cep tel: (+90 533) 202 47 27
E-posta: info@maviakademi.com
Haritada gör